Zacznij od celu, nie od funkcji narzędzia
Etykiety pomagają znaleźć właściwe kontakty i dopasować do nich komunikację. Jeśli jednak jedna osoba ma oznaczenia „klient”, „kupujący” i „zamówienie”, trudno ustalić, czy opisują one to samo. Przeniesienie takiej listy do nowego narzędzia nie rozwiąże problemu — tylko przeniesie nieporządek w inne miejsce.
Przed importem zapisz, do czego naprawdę potrzebujesz etykiet. Małej firmie mogą wystarczyć trzy zastosowania: rozróżnienie relacji z firmą, wskazanie zainteresowania konkretną ofertą oraz organizacja obsługi kontaktu. Osobno potraktuj informacje o zgodach i preferencjach dotyczących wiadomości. Etykieta „klient” mówi coś o relacji, ale sama w sobie nie oznacza, że dana osoba chce otrzymywać e-maile marketingowe.
Zrób przegląd istniejącej listy
Zbierz w jednym miejscu nazwy etykiet używane w arkuszach, formularzach i dotychczasowym systemie. Przy każdej zapisz krótkie znaczenie, sposób nadania oraz osobę lub proces, który z niej korzysta. Nie trzeba od razu poprawiać wszystkich rekordów. Najpierw sprawdź, które oznaczenia są przydatne, które się dublują, a których znaczenia nikt już nie potrafi wyjaśnić.
Przejrzyj też niewielką próbkę kontaktów z różnych źródeł. Zwróć uwagę na brakujące adresy, powtórzone rekordy, sprzeczne etykiety i pola, do których wpisywano kilka informacji naraz. Jeśli przy kontakcie widnieje „zainteresowany”, ale nie wiadomo, czym ani kiedy wyraził zainteresowanie, nie dopowiadaj tego podczas porządkowania. Taką etykietę można oznaczyć jako niepewną i wyłączyć z planowanych segmentów do czasu wyjaśnienia.
Ustal krótką listę i jasne zasady nadawania
Dobrze zaprojektowana etykieta odpowiada na jedno pytanie. „Klient” może opisywać relację, a „zainteresowanie: warsztaty” — temat. Unikaj nazw opartych na domysłach, takich jak „ważny kontakt”, jeśli zespół nie ma wspólnego kryterium ważności. Nie twórz też osobnej etykiety dla każdej drobnej akcji: część informacji lepiej zachować w polach, notatkach lub historii kontaktu, o ile narzędzie je obsługuje.
Przygotuj prostą tabelę zasad: nazwa etykiety, jej znaczenie, warunek dodania i moment usunięcia. Na przykład etykieta dotycząca zainteresowania ofertą może być nadawana po wybraniu tematu w formularzu, a nie na podstawie przypuszczenia osoby obsługującej skrzynkę. Zdecyduj również, czy dwie etykiety mogą wystąpić jednocześnie. Dzięki temu osoba importująca dane i osoba przygotowująca wysyłkę będą rozumiały je tak samo.
Przygotuj import i sprawdź wynik na próbie
Przed importem zachowaj kopię wyjściowej listy. Następnie przygotuj plik z jednoznacznymi kolumnami, na przykład adresem e-mail, imieniem, źródłem kontaktu i uzgodnionymi etykietami. Sprawdź wymagany format w wybranym narzędziu, zwłaszcza sposób oddzielania wielu etykiet. Dane o zgodach lub rezygnacji z komunikacji przenoś zgodnie z przeznaczonymi do tego polami i dostępną dokumentacją narzędzia; nie zastępuj ich ogólną etykietą.
Jeśli to możliwe, przetestuj import na małej grupie rekordów. Porównaj kilka kontaktów z plikiem źródłowym: czy etykiety trafiły do właściwych osób, czy polskie znaki są poprawne i czy nie powstały duplikaty. Potem utwórz przykładowy segment bez wysyłania wiadomości. Sprawdź zarówno osoby, które powinny się w nim znaleźć, jak i te, które powinny zostać pominięte. Dopiero po takiej kontroli przenieś resztę listy.
Utrzymuj porządek po uruchomieniu wysyłek
Ustal, kto może tworzyć nowe etykiety i gdzie zapisuje ich definicje. Nową nazwę dodawaj wtedy, gdy pomaga podjąć konkretną decyzję komunikacyjną, a istniejące pola nie wystarczają. Przy każdej zmianie formularza lub procesu sprzedaży sprawdź, czy sposób nadawania etykiet nadal odpowiada zapisanym zasadom.
Co pewien czas przejrzyj etykiety, których nikt nie używa, oraz kontakty z niejednoznacznymi oznaczeniami. Przed każdą większą wysyłką warto ponownie skontrolować warunki segmentu i podgląd odbiorców. Uporządkowane etykiety nie zastępują przemyślanej treści ani kontroli danych, ale ułatwiają przygotowanie wiadomości bez ręcznego zgadywania, do kogo powinny trafić.
