Zacznij od celu, nie od wolnych pól w kalendarzu
Kalendarz marketingowy łatwo zapełnić pomysłami na posty, wiadomości i promocje. Trudniej sprawić, by te działania pomagały firmie w konkretnym zadaniu. Przed wpisaniem terminów ustal więc, co jest najważniejsze w najbliższym okresie: przedstawienie nowej usługi, przypomnienie o stałej ofercie, zwiększenie liczby zapytań czy poprawa komunikacji po zakupie. Jeden lub dwa priorytety pozwolą wybierać działania zamiast dokładać kolejne.
Następnie wypisz ograniczenia: dostępność osób, czas potrzebny na przygotowanie materiałów, terminy związane z ofertą oraz dni, w których obsługa klientów będzie szczególnie zajęta. Marketing nie działa w oderwaniu od reszty firmy. Jeśli kampania zachęca do kontaktu, ktoś musi mieć możliwość odpowiedzieć. Jeśli zapowiada produkt, jego opis, cena i sposób zamówienia powinny być gotowe przed publikacją.
Połącz w jednym widoku kampanie i codzienną pracę
Wybierz miejsce, do którego zespół rzeczywiście będzie zaglądał: współdzielony arkusz, kalendarz lub prostą tablicę zadań. Narzędzie ma ułatwiać orientację, a nie wymagać osobnej pracy przy jego obsłudze. Dla każdego działania zapisz przynajmniej nazwę, cel, kanał komunikacji, datę publikacji, osobę odpowiedzialną i status. Przy większych zadaniach dodaj link do materiałów oraz termin ich zatwierdzenia.
Warto rozdzielić trzy rodzaje wpisów. Kampania to szerszy temat, na przykład prezentacja sezonowej oferty. Zadania to jej części: przygotowanie zdjęć, tekstu, strony oferty i wiadomości do klientów. Terminy kontrolne wyznaczają moment sprawdzenia, czy wszystko jest gotowe. Dzięki temu data publikacji nie staje się jedynym terminem w planie, a opóźnienie jednego elementu można zauważyć wcześniej.
Nie trzeba planować każdego szczegółu z takim samym wyprzedzeniem. Wstępny widok na kilka miesięcy pomaga dostrzec nakładające się kampanie, natomiast dokładny plan na najbliższe tygodnie ułatwia podział pracy. Zostaw też miejsce na bieżące potrzeby klientów i poprawki. Kalendarz wypełniony bez żadnego zapasu szybko przestaje być użyteczny.
Ustal odpowiedzialność i drogę od pomysłu do publikacji
Przy każdym zadaniu wskaż jedną osobę, która dopilnuje jego zakończenia, nawet jeśli w przygotowaniu uczestniczy kilka osób. Osobno określ, kto dostarcza informacje, kto sprawdza poprawność, a kto podejmuje ostateczną decyzję o publikacji. W małym zespole jedna osoba może pełnić kilka ról, ale nadal warto je nazwać. Ogranicza to sytuacje, w których wszyscy zakładają, że materiał sprawdził ktoś inny.
Ustal prostą ścieżkę pracy, na przykład: pomysł, przygotowanie, sprawdzenie, gotowe, opublikowane. Przed zmianą statusu na „gotowe” sprawdź podstawy: czy oferta zgadza się ze stanem faktycznym, odnośniki prowadzą we właściwe miejsce, grafiki są czytelne, a komunikat ma jasne wezwanie do działania. Jeśli używacie narzędzi do planowania lub automatycznej publikacji, zachowajcie etap kontroli przez człowieka. Automatyzacja może przypominać o zadaniu i oszczędzać czas, ale nie zastępuje oceny treści.
Zaplanuj kontakt z klientem bez nadmiaru komunikatów
Kalendarz powinien pokazywać nie tylko to, co firma publikuje w każdym kanale, lecz także to, co w danym czasie zobaczy klient. Zestaw obok siebie planowane wiadomości e-mail, wpisy, reklamy i komunikaty na stronie. Łatwiej wtedy zauważyć, że odbiorca mógłby otrzymać kilka podobnych zachęt w krótkim odstępie albo natrafić na różne wersje tej samej oferty.
Przy wiadomościach kierowanych do konkretnych osób zaznacz, do jakiej grupy mają trafić i skąd pochodzą potrzebne dane. Dostęp do list klientów ogranicz do osób, które go potrzebują, a przed wysyłką sprawdzaj odbiorców, treść i ustawienia narzędzia. W samym kalendarzu wystarczy opis działania oraz odnośnik do właściwego miejsca pracy; nie ma potrzeby wpisywać do niego danych osobowych klientów.
Wracaj do planu i poprawiaj go małymi krokami
Kalendarz działa wtedy, gdy ktoś regularnie go przegląda. Krótkie spotkanie raz w tygodniu może wystarczyć, by potwierdzić najbliższe terminy, wskazać przeszkody i zdecydować, co przesunąć. Zmiany zapisuj w tym samym miejscu, w którym znajduje się plan. Dzięki temu zespół nie musi odtwarzać ustaleń z rozmów i wiadomości.
Po zakończeniu kampanii dopisz zwięzłą notatkę: co zostało opublikowane, jakie pytania zadawali klienci, co sprawiło trudność i co warto powtórzyć. Nie każdy wynik da się przypisać pojedynczej publikacji, ale takie obserwacje pomagają ulepszać proces. Zacznij od prostego kalendarza dla jednej kampanii lub jednego miesiąca. Jeśli zespół będzie z niego korzystał, dopiero wtedy dodawaj kolejne pola i bardziej szczegółowe zasady.
